Borç defteri: kâğıttan bilgisayara geçin

Kâğıt borç defterinin sorunları

Veresiye yazılan borç defteri yıllardır esnafın en önemli kayıt aracı. Ama kâğıt defterin bilinen dertleri var: sayfalar kaybolur veya ıslanır, yazı okunmaz hale gelir, toplamlar elle yapıldığı için hata çıkar, bir müşterinin geçmişini bulmak için sayfa sayfa aramak gerekir. Defter kaybolursa alacağınızı ispatlamanız da zorlaşır.

Dijital borç defterinde neler yapabilirsiniz?

Sezen Veresiye, kâğıt defterin yaptığı her şeyi yapar ve üstüne ekler:

• Her müşteri için ayrı hesap: borç, tahsilat ve güncel bakiye otomatik hesaplanır.
• Müşteriyi isim veya cari numara ile saniyeler içinde bulma.
• Nakit, POS, IBAN ve çek ile tahsilat kaydı.
• Ödemesi geciken ve riskli müşterileri gösteren raporlar.
• Müşteriye WhatsApp ile borç bildirimi gönderme.
• Verilerin yedeğini alma; Pro lisansla otomatik bulut yedekleme.

Kâğıt defterden programa nasıl geçilir?

1. Programı indirip kurun; ilk açılışta bir giriş şifresi belirleyin.
2. Müşterilerinizi cari kart olarak ekleyin.
3. Defterinizdeki güncel borçları her müşteri için borç kaydı olarak girin.
4. Bundan sonraki satışları ve tahsilatları programa yazın; bakiyeyi program hesaplar.

Başlangıçta tüm defteri taşımanız gerekmez. İsterseniz önce en çok işlem yaptığınız müşterilerle başlayabilirsiniz. Temel plan 20 müşteriye kadar ücretsizdir; müşteri sayınız artarsa Pro lisansa geçebilirsiniz.

Verilerim güvende mi?

Müşteri ve borç verileriniz varsayılan olarak yalnızca kendi bilgisayarınızda tutulur. Bulut yedekleme isteğe bağlıdır. Ayrıntılar gizlilik politikasında yer alır.

Tahsilat hatırlatması için örnek mesajlar

Borç hatırlatması nazik ve net olduğunda ilişkiyi bozmadan tahsilatı hızlandırır. Aşağıdaki örnekleri kendi üslubunuza göre uyarlayabilir, program üzerinden WhatsApp ile iletebilirsiniz:

• İlk hatırlatma: “Merhaba, hesabınızda ₺… bakiye görünüyor. Uygun olduğunuzda ödemeyi planlayabilirsiniz, teşekkürler.”
• Vade günü: “Merhaba, ₺… tutarındaki ödemenizin vadesi bugün. Bugün uğrayabilirseniz kaydı kapatalım.”
• Gecikme sonrası: “Merhaba, ₺… bakiyeniz vadesini geçti. Ne zaman ödeyebileceğinizi öğrenebilir miyim, ona göre kaydı not edeyim.”

Geçiş planı: ilk hafta

1. 1. gün: Programı kurun, giriş şifrenizi belirleyin, birkaç deneme müşterisi ekleyin.
2. 2-3. gün: En sık işlem yaptığınız 20 müşteriyi cari kart olarak girin (ücretsiz plan sınırı 20 müşteridir).
3. 4-5. gün: Defterdeki güncel bakiyeleri borç kaydı olarak taşıyın ve kâğıt defterle toplamları karşılaştırın.
4. 6-7. gün: Yeni satış ve tahsilatları yalnızca programa yazmaya başlayın; defteri yedek olarak yanınızda tutun.

Eski defteri ne yapmalı?

Eski defteri atmayın; sayfalarının fotoğrafını çekip saklayın ve programa yalnızca güncel bakiyeleri taşıyın. Ticari defter ve belge saklama süreleri işletme türüne göre değişir; bu konuda mali müşavirinize danışmanız doğru olur.

Borç takibinde sık yapılan beş hata

1. Tarihsiz kayıt. “Geçen hafta aldı” yazan bir satır, vade takibini imkânsız kılar. Her kayıt gün, tutar ve kısa bir açıklama taşımalı.
2. Kısmi ödemeyi unutmak. Müşteri “şu kadarını verdim” dediğinde tutar yazılmazsa bakiye tartışmaya açılır.
3. Aynı müşterinin birden fazla kaydı. “Ahmet usta” ve “Ahmet Y.” ayrı sayfalarda geçerse toplam borç görünmez.
4. Limitsiz veresiye. Bir müşteriye ne kadar kredi vereceğinize önceden karar verin.
5. Yedeksiz tek defter. Kâğıtta olduğu gibi bilgisayarda da tek kopya riskli; yedeği düzenli alın.

Gecikmiş borçla nasıl konuşulur?

Borç tahsilatı kadar ilişkiyi korumak da önemlidir. Genel bir yaklaşım şöyle işler: önce yazılı ve nazik bir hatırlatma, vade günü kısa bir mesaj, gecikmede ise net bir tarih isteği. Müşteriye “ne zaman ödeyebilirsin?” diye sormak, onu köşeye sıkıştırmadan söz almanızı sağlar; aldığınız tarihi kayda not edin. Tutarı, tarihi ve konuşmayı yazılı tutmak, sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkta işinizi kolaylaştırır. Alacağın hukuki takibi gibi konularda ise bir avukata danışmak doğru yoldur.

Kâğıt defter, Excel ve borç defteri programı karşılaştırması

Borç defterini ne zaman bırakmalı?

Günde birkaç kayıt yazan küçük bir işletme için kâğıt defter hâlâ işe yarayabilir. Ancak müşteri sayınız yirmiyi geçtiğinde, aynı gün birden fazla kişiye veresiye yazmaya başladığınızda veya “bu müşterinin toplam borcu ne?” sorusuna cevap verirken zorlandığınızda dijital sisteme geçme zamanı gelmiş demektir. Geçiş için yeni bir alışkanlık kazanmanız yeterlidir: hareket olduğu anda kaydı girmek.

Sık sorulan ek konular

• Müşteri adı yazarken ne yapmalı? Tam ad ve tercihen telefon numarası girin; aynı isimli iki müşteriyi ayırt etmeyi kolaylaştırır.
• Kişisel veriler: Müşterilerinizin bilgilerini yalnızca gerekli ölçüde tutun. Programın veriyi nasıl işlediği gizlilik politikasında anlatılır.
• Ücret: Temel plan ücretsizdir; Pro lisansın tek seferlik fiyatı fiyatlar sayfasındadır.

Mahalle esnafı için örnek günlük düzen

Bir bakkal veya manav düşünün: gün içinde onlarca küçük veresiye yazılıyor. Verimli bir düzen şöyle olabilir. Sabah: Programı açıp dünkü tahsilatların işlendiğinden emin olun. Gün boyu: Veresiye verdiğiniz anda müşteri adını yazıp tutarı girin; kasanın başında kalem kâğıt aramak yerine ekrana bakın. Akşam: Kasayı sayarken nakit tahsilat toplamını programdaki tahsilatla karşılaştırın; fark varsa gün içinde unutulan bir kayıt vardır. Hafta sonu: Gecikme raporuna bakıp hatırlatma mesajlarını gönderin. Bu beş dakikalık rutin, ay sonunda saatlerce süren defter karıştırmanın yerini alır.

Müşteri ile bakiye anlaşmazlığı çıkarsa

“Ben bu kadar borçlanmadım” cümlesi her esnafın karşılaştığı bir durumdur. Tarih, tutar ve açıklamayla tutulmuş hareket geçmişi, konuşmayı duygulardan çıkarıp rakamlara taşır. Müşteriye hesabının dökümünü gösterin, itiraz ettiği kalemi birlikte bulun ve hata sizdeyse düzeltmekten çekinmeyin; dürüst yaklaşım uzun vadede müşteri güvenini artırır. Kalıcı bir çözüm için ayda bir bakiye teyidi yapmak ve büyük tutarlarda müşteriden yazılı veya mesajla onay almak iyi bir alışkanlıktır.

Programdan beklenmemesi gerekenler

Dürüst olmak gerekirse, program tahsilatı sizin yerinize yapmaz; sadece neyin, kimden, ne zaman alınacağını net gösterir. Resmî defter veya fatura yükümlülüklerinizin yerini de almaz. Bu konulardaki sorumluluklarınız için mali müşavirinize danışmanız gerekir. Programın görevi, günlük veresiye kaydınızı doğru, aranabilir ve yedekli tutmaktır.

Bu sayfa nasıl hazırlandı?

Bu içerik, Sezen Veresiye ekibi tarafından programın gerçek özellikleri ve esnafın günlük veresiye alışkanlıkları esas alınarak hazırlandı; son güncelleme tarihi 4 Ekim 2026. Karşılaştırmalar genel bilgidir ve belirli bir ürünü hedef almaz. Soru ve düzeltme önerileriniz için iletişim sayfasından bize yazabilirsiniz.

Sık sorulanlar